Als Unternehmer sind Sie gemäß der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung zu einem regelmäßigen Jahresabschluss verpflichtet. Für viele ist das eine unliebsame Aufgabe und in erster Linie mit großem Aufwand verbunden. Sie dient Unternehmern aber gleichzeitig als Übersicht über das wirtschaftliche Ergebnis des vorherigen Jahres.
Wie bereiten Sie den Jahresabschluss vor?
Wer sich ein wenig auskennt, kann den Jahresabschluss selbst erstellen. Unterstützung bietet in diesem Zusammenhang eine spezielle Software. Mit einer solchen lassen sich nicht nur unkompliziert Rechnungen, Aufträge oder Mahnungen schreiben. Sie können ebenso unterschiedliche Kontenrahmen sowie zwischen Ist- und Soll-Versteuerung wählen. Das Programm erstellt den Jahresabschluss anhand der eingegebenen Daten automatisch. Diesen können Sie direkt an das Finanzamt übermitteln. Weitere Vorteile, mehr zur Funktionsweise sowie der Zielgruppe erfahren Sie in diesem Ratgeber rund um das Thema Buchhaltungssoftware. Wer die Aufgabe nicht selbst übernehmen möchte oder dies aus Zeitmangel nicht kann, hat die Möglichkeit die Erstellung des Jahresabschlusses in die Hände eines Steuerberaters zu geben. Aber auch in diesem Fall können Sie die benötigten Unterlagen entsprechend vorbereiten. Das spart Zeit und Geld.
Unterlagen vorbereiten
Wenn Sie die Buchhaltung an Ihren Steuerberater abgeben, benötigt dieser folgende Unterlagen von Ihnen:
- Gesellschaftsvertrag
- Auszug aus dem Handelsregister
- Kopien sämtlicher Rechnungen
- Spendenquittungen
- Leasingverträge für Maschinen und/oder Autos
- Miet- und Pachtverträge
Wichtige Quellen erfassen
- Verträge: Suchen Sie alle bestehenden Verträge zusammen, erstellen Sie Kopien und reichen Sie diese bei Ihrem Steuerberater ein. Dazu gehören beispielsweise Arbeits-, Darlehens- oder Versicherungsverträge.
- Belege: Dasselbe gilt für Ihre Einnahmen und Ausgaben. Hier gilt die buchhalterische Grundregel: Keine Buchung ohne Beleg. Achten Sie also darauf, dass alle Belege vorhanden und sortiert sind.
- Anlagevermögen: Listen Sie die Vermögensgegenstände Ihres Unternehmens auf. Dazu gehören beispielsweise die Büroausstattung, Maschinen, Immobilien, Geld auf der Bank etc.
Wichtig: Denken Sie in diesem Zusammenhang ebenso an die Wertminderung Ihres Vermögens und prüfen Sie, ob diese entsprechend der Nutzungsdauer korrekt verbucht ist.
- Vorräte: Jeder Unternehmer ist einmal im Jahr zur Inventur verpflichtet. Bei dieser werden sämtliche Vorräte eines Unternehmens erfasst. Sie dient als Grundlage zur Bilanz.
- Fahrtenbuch: Checken Sie, ob in das Fahrtenbuch alle getätigten Fahrten fehlerfrei und lückenlos eingetragen wurden.
Fristen einhalten
Für die Erstellung des Jahresabschlusses sind die Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB) entscheidend. Laut gesetzlicher Vorgaben muss dieser spätestens drei Monate nach Ende eines Geschäftsjahres erledigt sein. § 264 HGB billigt kleinen Kapitalgesellschaften eine Frist von sechs Monaten zu.
Ausnahmen: Grundsätzlich ist der Jahresabschluss für jedes Unternehmen verpflichtend. Es gibt jedoch Ausnahmen. Keinen Jahresabschluss erstellen muss, wer
- 000 € Umsatz und
- 000 € Jahresüberschuss
an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen nicht überschreitet. Das trifft beispielsweise auf Kleingewerbetreibende oder Freiberufler zu. Diese müssen eine Einnahmen-Überschussrechnung erstellen.
Wenn Sie den Jahresabschluss selbst erstellen, denken Sie daran, rechtzeitig damit zu beginnen. Planen Sie Pufferzeiten ein, beispielsweise für Urlaubszeiten. Geben Sie die Aufgabe an einen externen Buchhalter oder einen Steuerberater ab, kümmern Sie sich auch in diesem Fall darum, dass Sie wichtige Unterlagen rechtzeitig bei diesem einreichen.
Tipp: Wenn Sie merken, dass Sie zeitlich sehr unter Druck geraten, können Sie eine Fristverlängerung beantragen. Für nähere Infos nehmen Sie am besten Kontakt zu Ihrem Finanzamt oder dem Steuerberater auf.