Viele Unternehmer kennen ihn, den nervenaufreibenden Gegner des Arbeitsalltags: der vollgepackte Terminkalender. Nicht selten wundert man sich, wohin eigentlich die Zeit verschwindet, wenn man nach Feierband wieder nur einen Bruchteil der Aufgaben geschafft hat. Daraus kann echte Angst entstehen, falls sich schon am nächsten Tag zu den alten Aufträgen vom Vortag ein neuer Berg an Arbeit gesellt. Bevor Verzweiflung eintritt, sollte man zunächst durchatmen und sich die Frage stellen: Wie verbessert man eigentlich das eigene Zeitmanagement?
Zeitmanagement muss erlernt werden
- Bin ich der Einzige, der den Workload nicht schafft?
- Was machen die anderen besser?
- Bin ich zu langsam für meinen Job?
Solche Gedanken haben viele, die immer wieder an ihrem Arbeitspensum scheitern. Dabei sind sie in den meisten Fällen unbegründet, denn wie alles im Leben muss auch der strukturierte Umgang mit der Ressource Zeit erst erlernt werden. Hier kann man sich zum Beispiel Hilfe von speziellen Mentoren holen, welche dabei unterstützen, dem täglichen Zeitkontingent mehr Struktur zu geben.
But always keep in mind: Kein Mensch dieser Welt kann seine Zeit immer Minute für Minute ideal planen und hundertprozentige Effizienz an den Tag legen. Das schaffen vielleicht Maschinen, doch oft nicht mal die. Mit jener Einsicht im Hinterkopf sollte man an der Verbesserung des eigenen Zeitmanagements arbeiten. Ein Optimum kann also nicht erreicht werden, aber kann man sich diesem annähern?
3 Tipps für ein besseres Zeitmanagement im Arbeitsalltag
- Zeitdiebe erkennen
Im Laufe eines Arbeitsalltags sind diverse Zeitfresser größerer und kleinerer Natur zu finden. Gerade die winzigen Zeiträuber (Handy-Messenger, Social-Media, private Mails etc.) schleichen sich oft unerkannt in die Nischen der täglichen Routine. Obwohl man den harmlosen Mini-Ablenkungen wenig Beachtung schenkt, können sie über den Tag zusammengerechnet mehrere Stunden ergeben. Diese fehlen dann am Ende. Lieber feste Zeitabstände für die Arbeit und regelmäßige Pausen für Privates einplanen.
Eine größere Gefahr geht aber von anderen massiven Zeitfallen aus. Diese entstehen durch falsche Priorisierung von Aufgaben. Unterbewusst zieht man Unwichtiges nach vorne (vielleicht weil sie mehr Spaß machen als andere), lässt sich dabei mehr Zeit und stellt das Wichtige hinten an. Um das zu vermeiden, hilft es, ein ausführliches Wochenprotokoll anzufertigen, das alle Tätigkeiten und deren Zeitaufwand auflistet. Im Anschluss lassen sich in der Gesamtheit die großen Zeitdiebe finden und eliminieren. Die Eisenhower-Matrix hilft bei der richtigen Priorisierung der Aufgaben.
- Effizienz steigern
Wer sich darin übt, effizienter zu arbeiten, kann dadurch längerfristig mehr Zeit herausschlagen. Hier sollte an mehreren Stellschrauben gedreht werden:
→ Repetitive Aufgaben (Zum Beispiel Aministratives) sollten gesammelt und als Block abgearbeitet werden. So unterbrechen diese keine längeren Arbeitsschritte.
→ Auch kleinere Wartezeiten sollten für bestimmte Tätigkeiten genutzt werden. Beim Warten auf öffentliche Verkehrsmittel können schnell eine oder zwei Mails beantwortet werden.
→ Manchmal sind es die kleinen Kniffe, die große Wirkung zeigen: So spart das Diktieren von Sätzen oder Texten im Vergleich zum Abtippen enorm viel Zeit. Mit einer professionelle Spracherkennungssoftware bekommt man das richtige Tool dafür.
→ Keine leichte Aufgabe, aber sehr wichtig für effizientes Arbeiten: Das Nein-Sagen. Wer zu allem Ja und Amen sagt, wird merken, dass andere von einem falsche Leistungsbilder bekommen. Die Konsequenz? Mehr Arbeit und weniger Zeit.
- Mono- oder Multitasking
Alles gleichzeitig anpacken oder Schritt für Schritt arbeiten? Diese Frage lässt sich nicht allgemeingültig beantworten. Während manche Menschen erst bei vielen offenen Baustellen so richtig in Fahrt kommen, sollten andere lieber erst dann ein neues Projekt beginnen, wenn das alte abgeschlossen ist. Ein Vergleich:
→ Multitasking ist in allererster Linie eine Frage der Intelligenz und des Arbeitsgedächtnisses. Es erfordert ein immenses Pensum an Konzentration, ermöglicht aber ein zügiges Abwickeln großer Arbeitsmengen. Allerdings kommt es nach der Meinung von Forschern ganz auf die Art der Tätigkeit an, ob Multitasking erfolgreich ist oder nicht. Verknüpfte, simplere Aufgaben wie Telefonieren und gleichzeitiges Recherchieren im Internet kann zum Beispiel durchaus erfolgreich sein. Doch wer beim Vorbereiten einer Firmenpräsentation Emails beantworten will, während der Kollege am Telefon neue Anweisungen gibt, sollte sich nicht wundern, wenn sich grobe Fehler einschleichen.
→ Monotasking erfordert deutlich weniger psychische Energie und bringt in der Regel effektivere Resultate hervor. Beim intensiven Arbeiten an einer Sache bleibt die Fehlerquote spürbar niedriger und es stellt sich eine Art Flow ein, bei dem nach jedem erfolgreich abgeschlossenen Arbeitsschritt ein Zufriedenheitsgefühl einsetzt, das wiederum die Gesamt-Produktivität steigert. Das Monotasking hat in letzter Zeit enormen Aufwind bekommen und immer mehr Unternehmer stehen zu dem Slow-Work-Prinzip. Aus gutem Grund.